Pianificazione multicanale: appuntamenti, telefonate ed email al ritmo giusto

Mantenere una relazione regolare non significa fissare sempre un appuntamento. A volte basta una telefonata, altre volte un'email. La nuova pianificazione multicanale di Relafi ti aiuta a organizzare questi tre modi di contattare i clienti, con frequenze diverse e una vista del tempo richiesto.

Puoi prevedere, per esempio, un'email ogni due mesi, una telefonata ogni sei mesi e un appuntamento ogni due anni. Relafi propone le prossime date e ti aiuta a distribuirle nel tempo: la scelta di fissare l'incontro, chiamare o inviare il messaggio rimane tua.

Continuità nella relazione: alterna appuntamenti, telefonate ed email secondo le esigenze dei contatti.

Regole comuni ed eccezioni protette: imposta le frequenze per gruppi e personalizzale sui singoli contatti quando serve.

Tempo sotto controllo: confronta il lavoro già fissato e quello da pianificare con le ore che hai a disposizione ogni settimana.

Nel menu Pianificazione, apri Appuntamenti e seleziona Frequenze per gruppo. Per ogni gruppo puoi stabilire ogni quanto prevedere un appuntamento, una telefonata e un'email, usando giorni, settimane, mesi o anni. Una frequenza pari a zero disattiva quel canale.

I gruppi vengono rivalutati ogni notte, anche per assegnare le frequenze ai nuovi contatti. Se un contatto appartiene a più gruppi, per ciascun canale prevale la frequenza più ravvicinata. Con Applica adesso puoi richiedere l'aggiornamento senza attendere la notte.

Nella Panoramica del contatto trovi il box Pianificazione contatti. Apri la riga del canale e scegli una regola Personalizzata per indicare una frequenza diversa da quella dei gruppi.

Le frequenze personalizzate rimangono protette dagli aggiornamenti massivi. Vengono riportate alle regole dei gruppi soltanto se richiedi esplicitamente di sovrascriverle. Frequenza e data del prossimo incontro sono due scelte distinte.

Per pianificare o registrare una chiamata, apri il modulo di un nuovo appuntamento oppure modifica un evento esistente. Nel campo Tipo di contatto, seleziona Telefonata al posto di Appuntamento, poi indica i partecipanti, la data e l'orario e salva. La chiamata rimane un evento del calendario, riconoscibile dall'icona del telefono, e aggiorna il canale telefonate della pianificazione. Puoi indicare anche se riguarda la singola persona o il nucleo familiare tramite il campo Ambito.

Nella configurazione del canale Appuntamento, il campo Prossimo incontro previsto permette di impostare una data precisa. Relafi mantiene quel giorno, senza spostarlo per bilanciare il carico e senza cambiare la frequenza ricorrente.

Le date personalizzate del sistema precedente vengono conservate. Anche gli aggiornamenti dei gruppi rispettano questa scelta. La data manuale si azzera quando risulta svolto un incontro in quel giorno o successivamente; cancellando il campo, torni subito al calcolo automatico.

Impostare questa data non crea un evento in calendario. Se hai già fissato un appuntamento nello stesso giorno, il piano lo riconosce e non lo conta due volte.

Nelle Impostazioni generali, la sezione Pianificazione contatti permette di scegliere una modalità comune a tutto l'account e a tutti e tre i canali.

Data effettiva: il prossimo contatto si calcola da quando è avvenuto l'ultimo. Con un appuntamento ogni due mesi, se incontri il cliente ad aprile, il successivo sarà previsto a giugno.

Cadenza regolare: mantieni il ritmo della data di riferimento. Se la sequenza è gennaio, marzo, maggio e recuperi l'incontro di marzo ad aprile, il successivo resta previsto a maggio.

Senza storico non vengono inventate date. Se manca anche una data di partenza, il canale resta Da avviare. Puoi indicare la partenza sul singolo contatto, distribuendo tu i nuovi piani nel tempo; non si imposta una partenza comune dal gruppo. Un appuntamento futuro già presente in calendario viene comunque riconosciuto.

Attivando Un contatto sostituisce i più leggeri, un appuntamento riavvia anche le cadenze di telefonata ed email, mentre una telefonata riavvia quella dell'email. Se hai appena incontrato un cliente, il piano tiene conto di quel contatto anche per i canali che richiedono meno tempo. Disattivando l'opzione, le tre cadenze restano indipendenti.

Puoi inoltre configurare l'Anticipo di un impegno già fissato: entro quella finestra, un appuntamento o una telefonata in calendario può coprire provvisoriamente un contatto previsto su un canale più leggero.

Imposta un unico numero di ore disponibili a settimana per i tre canali e le durate standard di appuntamenti, telefonate ed email. Le frequenze restano invece nei gruppi o nelle schede dei contatti: non ci sono frequenze globali nelle impostazioni.

In Appuntamenti → Carico settimanale trovi gli impegni già fissati, quelli da pianificare, il tempo rimanente e gli eventuali sovraccarichi. Le proposte automatiche vengono distribuite sui giorni lavorativi tenendo conto del carico; le date manuali restano ferme e contribuiscono al conteggio.

Nel box del contatto, la settimana prevista indica entro quando ricontattarlo e la data suggerita propone un giorno. Se un impegno è già in calendario, trovi Già fissato e Successivo previsto. Il link Prossime date mostra una proiezione dei contatti futuri.

Un evento passato viene considerato svolto, uno futuro programmato, sia per gli appuntamenti sia per le telefonate: se un incontro o una chiamata salta, elimina l'evento o la relativa occorrenza affinché non continui a contare nel piano.

Per le email contano i messaggi inviati, non quelli ricevuti. Nelle campagne massive scegli se attivare Conta come contatto: puoi cambiare questa classificazione anche dopo l'invio. Il piano si aggiorna usando le date originali, senza inviare nuovamente i messaggi.

Per i nuclei familiari con referente, il piano è condiviso. Le schede dei componenti indicano anche quando il contatto è avvenuto tramite un'altra persona per la famiglia. Gli incontri segnati come individuali restano nello storico senza soddisfare il piano familiare.

Definisci disponibilità e durate nelle impostazioni, assegna le frequenze ai gruppi e controlla il box di alcuni contatti. Per quelli senza storico, scegli quando avviare il piano. Consulta poi il carico settimanale per capire quanto tempo richiedono le relazioni da seguire.

Questa versione propone date e stima il carico: non crea automaticamente appuntamenti o attività e non invia email. Eventuali automazioni di avviso anticipato saranno un passaggio successivo.